Путешествия были неотъемлемой частью ведения бизнеса на протяжении десятилетий, и многие компании в значительной степени полагаются на корпоративное туристическое агентство, которое помогает им сэкономить деньги и снизить риски, доставляя членов команды туда, куда им нужно, с минимальными перерывами. Если Вас интересует рейтинг туристических агентств, предоставляющие качественные услуги, то переходите на сайт https://catalog.tools/
Но выбрать корпоративное туристическое агентство непросто. Это должен быть процесс, который включает в себя большое количество исследований, множество внутренних разговоров, а также процесс запроса предложений.
Что компания должна искать в корпоративном туристическом агентстве? Каждый бизнес уникален и нуждается в собственном уникальном решении для деловых поездок. Но убедитесь, что вы учитываете следующие 5 факторов при поиске подходящего корпоративного туристического агентства для вашего бизнеса.
1. Знайте цели своего бизнеса
Деловые поездки — это инвестиции, которые, как вы ожидаете, окупятся. При поиске подходящего туристического агентства сосредоточьтесь на конкретных бизнес-целях, которые ваша компания хочет достичь в связи с поездками. Чтобы убедиться, что вы достигаете правильных целей, поговорите с как можно большим количеством ключевых заинтересованных сторон, включая менеджеров по туризму и членов команды, которые часто путешествуют.
Например, вам может понадобиться корпоративное туристическое агентство, которое помогает:
- Сократить общие расходы на поездки
- Сведите к минимуму сбои в поездках и потраченное впустую время в пути
- Внедрить более совершенную политику заботы и управления рисками
- Предлагает решения для лучшего соблюдения политики в отношении поездок
Независимо от того, что движет вами при поиске корпоративного туристического агентства, сосредоточьтесь на своих целях при создании документа RFP и во время разговора с потенциальными поставщиками услуг.
- Если вы хотите сократить расходы на поездки , ищите корпоративное туристическое агентство, которое предлагает проверенный опыт создания сбережений с помощью стратегий управления затратами и их предотвращения.
- Если вы хотите свести к минимуму сбои и потерю времени , ищите корпоративное туристическое агентство, которое оказывает поддержку в режиме реального времени как менеджерам по туризму, так и самим путешественникам, включая гибкие варианты бронирования, простые в использовании инструменты отчетности, круглосуточный мониторинг и многое другое.
- Если вы хотите внедрить более совершенные политики в области ответственности и управления рисками , найдите корпоративное туристическое агентство, которое может проконсультировать в этих областях.
Агентства могут сосредоточиться на конкретных ролях, таких как планировщик поездок, отслеживание поездок или консультант по путешествиям. Или компания может продвигать себя как комплексное решение. Просто убедитесь, что туристическое агентство, которое вы в конечном итоге выберете, может наилучшим образом помочь вам в достижении ваших целей.
2. Посмотрите на след туристического агентства
Подумайте, как часто члены вашей команды путешествуют и куда они ездят. Вы можете найти корпоративные туристические агентства, которые специализируются на зарубежных поездках, внутренних поездках или даже региональных поездках.
Если члены вашей команды путешествуют только по одному штату или региону, вам понадобится туристическое агентство, которое живет и дышит этим местом и может предоставлять специализированные услуги. И наоборот, если члены вашей команды путешествуют по всему миру, вам нужно корпоративное туристическое агентство, которое может обеспечить круглосуточное обслуживание и поддержку по всему миру.
Имейте в виду, что некоторые небольшие корпоративные туристические агентства являются частью более крупных сетей. Например, небольшое агентство, специализирующееся на внутренних поездках, может быть частью более крупной сети, которая может вмешаться и оказать поддержку, когда члены вашей команды путешествуют за границу. Это вполне приемлемо, если уровень обслуживания клиентов и поддержки, которую вы получаете, одинаков во всей сети.
3. Подумайте о специализации
Путешественники в разных отраслях могут иметь разные и специализированные потребности. По этой причине некоторые корпоративные туристические агентства предоставляют специализированные услуги для организаций в определенных секторах.
Например, вы можете просмотреть корпоративные туристические агентства и найти варианты, которые специализируются на поездках некоммерческих организаций, юридических фирм, нефтегазовых фирм, финансовых компаний, отделов продаж и т. д. Если вы работаете в секторе, где доступна специализированная поддержка поездок , выбор специализированного агентства может быть хорошей идеей. Вы также можете найти более крупные корпоративные туристические агентства, в которых есть отделы, специализирующиеся в вашем секторе.
Прежде всего, ищите корпоративное туристическое агентство, которое специализируется на партнерстве. Вам нужно агентство, которое может служить продолжением вашей внутренней команды и ресурсов — достаточно гибкое, чтобы соответствовать вашей существующей культуре, удовлетворяя при этом ваши уникальные потребности.
Прежде всего, ищите корпоративное туристическое агентство, которое специализируется на партнерстве. Вам нужно агентство, которое может служить продолжением вашей внутренней команды и ресурсов — достаточно гибкое, чтобы соответствовать вашей существующей культуре, удовлетворяя при этом ваши уникальные потребности.
4. Установите ожидания в отношении качества обслуживания
Естественно, корпоративное туристическое агентство сделает все возможное, чтобы обезопасить ваш бизнес. Просто убедитесь, что общение и внимание к превосходному обслуживанию не прекращаются после подписания контракта.
Прежде чем официально оформлять отношения с корпоративным туристическим агентством, убедитесь, что ваши ожидания совершенно ясны. У вас должен быть план регулярного общения и обзоров, а также конкретные показатели, привязанные к вашим бизнес-целям. Эти ожидания должны быть изложены в договоре на оказание услуг.
Регулярная коммуникация и конкретные показатели дают вам возможность отслеживать и контролировать эффективность вашего корпоративного туристического агентства. Со временем вы можете сотрудничать, чтобы внести коррективы, направленные на повышение производительности. И, если улучшения не произойдет, вы можете искать новое корпоративное туристическое агентство.
5. Спрос на передовые технологии
Правильное корпоративное туристическое агентство — это то, которое экономит ваше время и деньги. И это трудно сделать без передовых технологий.
Новые технологии деловых поездок должны упростить:
- Бронируйте поездки, которые доступны и удобны
- Найдите способы воспользоваться неиспользованными билетами
- Проанализируйте свои расходы на поездки, чтобы свести к минимуму потери
- Автоматизируйте отчеты о расходах
- Гораздо больше
В 20 веке бизнес-поездки представляли собой аналогичный процесс. Компании звонили в туристические агентства, которые затем рассылали по почте билеты и маршруты. Путешественники хранили квитанции и подавали бумажные отчеты о расходах. Возмещение было произведено живыми чеками.
Деловые поездки в 21 веке должны быть оцифрованы, автоматизированы и оптимизированы. Найдите корпоративное туристическое агентство, которое поможет вам полностью погрузиться в 21 век и воспользоваться многочисленными преимуществами технологий.
6. Ищите рентабельность инвестиций и ценность
Оставьте самое важное напоследок: любая компания хочет получить выгоду и солидную отдачу от своих инвестиций в деловые поездки. Вот почему компаниям необходимо найти корпоративное туристическое агентство, которое может помочь обеспечить эту ценность и рентабельность инвестиций.
Корпоративные туристические агентства могут приносить пользу несколькими способами, включая:
- Согласование ставок с поставщиками
- Предоставление технологий, которые помогают экономить время и деньги
- Предлагая справедливый график оплаты, который соответствует вашему бюджету
Убедитесь, что вы задаете каждому из вариантов вашего туристического агентства конкретные вопросы о том, как они создают ценность для своих клиентов. Вы можете спросить о:
- Обязанность систем ухода
- Уровни поддержки
- Подходы к минимизации скрытых командировочных расходов
- Проверенные стратегии снижения расходов на поездки
- Мониторинг затрат и процедуры отчетности
И у вас, вероятно, будут другие вопросы, которые специфичны для вашей компании. Не бойтесь спрашивать. Выбор корпоративного туристического агентства — серьезное решение, и вам нужно вооружиться как можно большим количеством информации, прежде чем принимать это решение.